+45 86 270 271

Tandlægevirksomhedens Patientkartotek

Denne artikel fokuserer på tandlægevirksomhedens patientkartotek med henblik på opretholdelse eller øget omsætning ved hensigtsmæssig håndtering af journalsystemet.

Udgivet den - 16. april 2014 11:40

Artikel bragt i Praktiserende Tandlæger 1:2014.

Af Morten Ballum Lind Birkebæk, statsautoriseret revisor og Thomas Sloth Andersen, Revisor - Cand.merc.jur.


Denne artikel fokuserer på tandlægevirksomhedens patientkartotek med henblik på opretholdelse eller øget omsætning ved hensigtsmæssig håndtering af journalsystemet.

Det største aktiv i tandlægevirksomheder er patientkartoteket, som udgør hele virksomhedens produktionsgrundlag. Patientkartotekets forventede afkast danner afgørende grundlag for klinikejerens investering i tandlægevirksomheden. Håndteringen af patientkartoteket kan dermed have afgørende betydning for virksomhedens omsætning og indtjeningsevne.

Tandlægevirksomheders daglige anvendelse af journalsystemer kan effektivt skabe overblik over patientkartoteket og dermed tydeliggøre, om hele virksomhedens produktionsgrundlag udnyttes og dermed skaber hele dets potentielle afkast.

De nedenfor angivne kontrollister danner grundlag for en nærmere analyse af patientkartoteket. Analysen vil kunne klarlægge udnyttelsesgraden af tandlægevirksomhedens produktionsgrundlag, og dermed skabe grundlag for tiltag med forventet øget omsætning og dermed øget indtjening til følge.

Patienter uden aftale

Journalsystemet giver mulighed for at trække en liste over de patienter, som ikke har haft en tid til undersøgelse, i en nærmere defineret tidsperiode. Disse lister kan derfor give overblik over, hvilke patienter der f.eks. ikke har haft en tid til undersøgelse inden for de sidste 24 måneder.

Kontrollisterne er med til at klarlægge evt. passive dele af patientkartoteket, hvor risikoen for, at patienten finder anden tandlæge, øges. I dette tilfælde mister tandlægevirksomheden den løbende omsætning og den indtjening en aktiv patient genererer. Foruden det økonomiske argument for indkald af disse patienter, tilbydes alle patienter samtidig det bedste udgangspunkt for opretholdelse af den individuelle tandsundhed.

Kontrol af korrekt indkaldelsesprocedure

Tandlægevirksomheden kan kontrollere om alle patienter bliver indkaldt til undersøgelse ved en gennemgang af indkaldelsesprocedurerne. Journalsystemet giver mulighed for at kontrollere, om nogle patienter har tilknytning til behandlere, der ikke længere praktiserer på klinikken. Der kan også være patienter, som står helt uden tilknytning til en behandler. Disse patienter vil som udgangspunkt ikke være omfattet af den normale indkaldelsesprocedure. Der er derfor risiko for, at patienterne mistes.

Denne kontrolliste fremhæver eventuelle passive dele af patientkartoteket. Kontrollen har dermed til formål at sikre en udnyttelse af hele tandlægevirksomhedens produktionsgrundlag, og derved skabe grundlag for en øget omsætning.

Patienter der har aflyst en aftalt tid

Via journalsystemet kan der trækkes lister over de patienter, der har aflyst en tidligere aftalt tid.

Kontrollisten kan indeholde patienter, der ved kontakt igen vil have en ny tid i aftalebogen, hvor patientens tilhørsforhold til tandlægevirksomheden opretholdes. På denne måde styrkes virksomhedens omsætning og patienten opretholdes aktiv.

Igangværende arbejder uden ny aftaletid

Journalsystemet kan ligeledes være med til en sikring af korrekt procedure ved længerevarende behandlinger, som udføres i etaper. Det er muligt at trække lister over patienter, som har en igangværende behandling, men hvor patienten ikke har en ny tid i aftalebogen. Det bør derfor overvejes, om nogle af disse patienter skal kontaktes for ny aftale til fortsat behandling, eller om den udførte behandling kan faktureres.

Denne kontrolliste vil også indeholde behandlinger, som ikke er igangværende, men hvor behandlingen blot ikke er faktureret. Kontrollisten kan dermed også anvendes til kontrol af afslutningen af behandlingen.

Afslutning

Klinikejere bør sikre sig, at hele deres virksomheds patientkartotek er aktivt, således virksomhedens økonomiske grundlag har det bedste udgangspunkt for en optimering af indtjeningen. Er udnyttelsesgraden af produktionsgrundlaget lav, vil dette påvirke virksomhedens indtjeningsevne negativt. Er hele patientkartoteket aktivt, vil det påvirke indtjeningen positivt og ligeledes sikres alle patienter det bedste udgangspunkt for en tilfredsstillende tandsundhed.

Det er væsentligt, at klinikejere uanset journalsystem foretager udtræk til sikring af, at alle patienter kontaktes. Det er vores erfaring, at mange klinikker har patienter der er blevet inaktive, af flere årsager.

I tidligere samt nærværende artikel har vi sat fokus på vigtigheden af god økonomistyring i tandlægevirksomheder. Er du i tvivl om din virksomhed udnytter produktionsgrundlaget godt nok, eller har du brug for assistance til anden økonomistyring i din virksomhed, er vi hos aros statsautoriserede revisorer gerne behjælpelige. Vi vil løbende følge op på tiltag, således din virksomhed sikres det optimale udbytte af virksomhedens potentiale.